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Genehmigungsregeln

Diese Seite beschäftigt sich mit speziellen Regeln, die für die Durchführung von Genehmigungen relevant sind:

  • Das Vier-Augen-Prinzip verhindert, dass eine Genehmigung zur Durchführung nicht von der betroffenen Person selbst erteilt werden kann.
  • Die automatische Genehmigung sorgt dafür, dass Tickets automatisch genehmigt werden, wenn der Ersteller des Tickets auch zur Genehmigung berechtig ist.

Die Einstellungen für die Genehmigungsregeln sind in den Kontakten Ihres Unternehmens zu finden und können dort konfiguriert werden.

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Vier-Augen-Prinzip für Genehmigungen

Normalerweise kann eine Person eine Genehmigung erteilen oder ablehnen, wenn sie aufgrund der Zuweisung als Genehmiger oder als Mitglied der Genehmigergruppe zur Genehmigung berechtigt ist.  Aus Compliance-Sicht ist es häufig als zusätzliche Regel sinnvoll, ein Vier-Augen-Prinzip für Genehmigungen einzuführen.

Konkret können Kunden mit dieser Funktion sicherstellen, dass die Genehmigung zur Durchführung eines Tickets nicht von der betroffenen Person selbst erteilt werden kann. Auf diese Weise kann ein Kunde zum Beispiel vermeiden, dass jemand sich selbst Zugriffsberechtigungen oder Beschaffungen genehmigt. Das gilt auch dann, wenn die betroffene Person eigentlich die Rechte hätte, eine entsprechende Anfrage zu genehmigen, z. B. als IT-Koordinator. Natürlich gilt dieser Mechanismus für alle Wege, auf denen man eine Genehmigung erteilen kann, insbesondere für die Genehmigung per E-Mail. Für einzelne Anwender kann eine Ausnahme definiert werden, weil sie beispielsweise als IT-Leiter, Geschäftsführer oder Prokurist eine Sonderrolle haben.

Das Feature wird kundenspezifisch aktiviert. Wenn Sie Interesse daran haben, sprechen Sie gerne das ITSM-Team an. 

Das Vier-Augen-Prinzip wird nur auf die initiale Genehmigung zur Durchführung des Tickets angewendet. Andere Genehmigungen, insbesondere Aufwandsgenehmigungen und Freigaben zur Produktivsetzung, sind nicht von diesem Feature betroffen.

Je nach konkreter Konfiguration der Genehmigungsregeln kann es zu der Konstellation kommen, dass der persönlich eingetragene Genehmiger die Genehmigung zur Durchführung nicht erteilen darf, weil das Vier-Augen-Prinzip es verbietet.  In diesem Fall wird trotzdem der eingetragene Genehmiger per E-Mail informiert.  Die Person muss sich dann selbständig um eine zur Genehmigung berechtigten Vertretung kümmern.

Automatische Genehmigung von Tickets

Ist der Ersteller eines Tickets auch zur Genehmigung des Vorgangs berechtigt, wird die Genehmigung zur Durchführung standardmäßig automatisch erteilt.  Wird ein entsprechendes Ticket eröffnet, so erkennt das System mit einer Verzögerung von etwa 30 Sekunden, dass die Genehmigung durch den Ticketerfasser erteilt werden darf, und markiert diese als genehmigt.

Dieses Verhalten kann durch das ITSM-Team pro Kunde aktiviert bzw. deaktiviert werden. Außerdem können Anwender im Serviceportal auf ihrer Profilseite die Option für sich persönlich deaktivieren, indem sie das Kontrollkästchen Automatische Genehmigung deaktivieren ankreuzen. (Tipp: Dafür muss man vorher in der Toolbar auf Bearbeiten klicken.)

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