Vertretungsregelung für Genehmigungen
Diese Funktion ist eine kostenpflichtige Zusatzoption, die nicht allen Portalanwendern zur Verfügung steht.
How-tos zur Funktion
Diese Seite beschreibt die Funktion im Detail und weist auf einige Fälle hin, die eventuell nicht wie erwartet funktionieren. Wenn Sie nur die wichtigsten Aspekte zur Bedienung der Funktion erfahren möchten, schauen Sie auf folgenden Seiten nach:
Hintergrund
Viele Kunden entscheiden sich dafür, eine zentrale Gruppe von IT-Koordinatoren – oder ähnlich bezeichnete Rollen – zu benennen, die für die Genehmigung von besonderen Tickets zuständig sind. Innerhalb dieser Gruppe vertreten sich die Koordinatoren gegenseitig bei Urlauben/Abwesenheiten.
Einige Kunden organisieren ihre Entscheidungen aber deutlich dezentraler, z. B. über die jeweiligen Vorgesetzten. In diesem Fall bereitet die Vertretung bei Urlauben/Abwesenheiten Probleme, wenn die Genehmigungen nicht explizit einem anderen Genehmiger vorgelegt werden. Hierbei kann die Vertretungsregelung für Genehmigungen helfen.
Grundsätzliche Funktionsweise
Die Vertretungsregelung funktioniert grundsätzlich recht eingängig: Ein Anwender konfiguriert im Serviceportal den Zeitraum und die Person für die Vertretung. In dieser Zeit werden sämtliche Genehmigungen, die persönlich für diesen Anwender erzeugt werden, direkt an den benannten Vertreter weitergeleitet.
Ist das Feature für die Vertretungsregelung für einen Kunden aktiviert, so kann jeder Anwender des Kunden eine Vertretung für sich selbst einrichten. IT-Koordinatoren können diese Vertretung auch für andere Anwender konfigurieren, was insbesondere für den Fall gedacht ist, dass eine unerwartete Abwesenheit eintritt.
Die Vertretung konfigurieren Sie über das Anwenderprofil im Serviceportal. Als normaler Portalanwender finden Sie dieses oben rechts im Benutzermenü, wenn Sie auf Ihren Namen klicken und dann Mein Profil auswählen. IT-Koordinatoren haben darüber hinaus weitere Möglichkeiten, Anwender aufzurufen.
Wenn Sie sich auf dem Anwenderprofil befinden und den Bearbeitungsmodus aktiviert haben, können Sie die Vertretungsregelung konfigurieren:
Im Kästchen mit der Überschrift „Vertretung während Abwesenheit“ gibt es einen entsprechenden Bereich, in dem Sie Folgendes sehen bzw. einstellen können:
- die Anzeige, ob die Genehmigungen aktuell weitergeleitet werden (grüner Text, rechts) oder nicht (grauer Text, links)
- den ersten Tag der Abwesenheit
- den letzten Tag der Abwesenheit, ggf. identisch zum ersten Tag bei einer eintägigen Abwesenheit
- die Person, die während der Abwesenheit vertreten soll
- ein rotes X, mit dem die Felder gelöscht werden können
- ein Button „offene Genehmigungen delegieren“, der es erlaubt, alle offenen Genehmigungen an die konfigurierte Vertretung zu delegieren, wenn diese aktiv ist
- ein Button „delegierte Genehmigungen zurückholen“, der es erlaubt, die delegierten Genehmigungen zurückzuholen, wenn die Vertretung nicht mehr aktiv ist
Es kann immer nur ein Zeitraum für die Delegation angegeben werden. Es ist aber kein Problem, einen Zeitraum in der Zukunft festzulegen; die Funktion wird in diesem Fall zeitgesteuert aktiviert/deaktiviert.
Als Vertretung darf jeder aktive Anwender aus dem aktuellen Kunden (Mandanten) gesetzt werden. Dabei gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich Abteilungen, Arbeitsgruppen, Funktion im Unternehmen usw. Sie müssen bei der Konfiguration selbst dafür Sorge tragen, dass es sich um eine im Unternehmenssinne berechtigte Person handelt und dass diese Person auch anwesend ist, um die Genehmigungen zu bearbeiten. Die Weiterleitungen werden nicht rekursiv aufgelöst. Wenn der benannte Vertreter also seinerseits einen Vertreter benannt hat, wird die Genehmigung nicht erneut weitergeleitet. Es obliegt Ihnen als Anwender, einen Vertreter zu benennen, der bekanntermaßen anwesend ist (und darüber informiert wurde, dass die Vertretungsregel eingerichtet wird).
Die Vertretungsregelung betrifft nur Genehmigungen, bei denen eine Person namentlich als Genehmiger(in) eingetragen ist. Das Genehmigerteam wird in diesem Feature nicht berücksichtigt/verändert.
Wie auf dem Screenshot zu erkennen, kann genau eine Person als Vertretung eingetragen werden. Diese Person erhält alle Arten von Genehmigungen in Vertretung. Eine Unterscheidung nach Art der Genehmigung (beispielsweise Zugriffsberechtigung vs. Aufwandsgenehmigungen) ist nicht möglich.
Jede Genehmigung kann außerdem nur einmal delegiert werden, also nicht vom Vertreter zu einem weiteren Vertreter geschickt werden. Es gibt pro delegierter oder zurückgeholter Genehmigung eine neue E-Mail an den dann zuständigen Genehmiger. Dabei wird die bekannte E-Mail verschickt, die mitteilt, dass eine neue Genehmigung für den Anwender vorliegt. Wir haben uns dafür entschieden, diese E-Mails zu verschicken, weil dadurch die Möglichkeit für den neuen Genehmiger besteht, die Genehmigung per E-Mail zu erteilen.
In jeder delegierten Genehmigung gibt es eine zusätzliche Aktion „An ursprünglichen Genehmiger zurückgeben“. Damit wird der ursprüngliche Genehmiger gesetzt – auch während eines aktiven Delegationszeitraums. Einmal zurückgegebene Genehmigungen können nicht erneut delegiert werden.
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