Einrichten einer Vertretung
Diese Funktion ist eine kostenpflichtige Zusatzoption, die nicht allen Portalanwendern zur Verfügung steht.
Sie werden demnächst abwesend sein und möchten in dieser Zeit die Genehmigungen, die normalerweise an Sie gehen, an eine Vertretung weiterleiten. Eventuell möchten Sie zusätzlich bereits vorhandene Genehmigungen ebenfalls weiterleiten.
Voraussetzung
Sie müssen sich auf dem passenden Benutzerprofil befinden und den Bearbeitungsmodus aktiviert haben. Wenn Sie Ihr eigenes Benutzerprofil bearbeiten möchten, so folgen Sie diesen Schritten:
- Im Benutzermenü oben recht den Punkt Mein Profil wählen
- Dem Link Fehlen die Register? oben rechts auf dem Formular folgen
- In der Toolbar auf Bearbeiten klicken
Nun sehen Sie unten rechts in Ihrem Benutzerprofil folgende Ansicht:
Vertretung einrichten
Um die Vertretungsregelung zu aktivieren, müssen Sie einen Zeitraum angeben, in dem Sie abwesend sind, und eine Person als Vertretung benennen. (Als IT-Koordinator können Sie dies auf gleiche Weise auch für andere Anwender einstellen.)
- Tragen Sie im Feld Abwesenheit Start den ersten Tag der Abwesenheit ein.
- Tragen Sie im Feld Abwesenheit Ende den letzten Tag der Abwesenheit ein. Bei einer eintägigen Abwesenheit sind Start und Ende gleich.
- Klicken Sie auf Vertretung wählen und wählen Sie eine Person aus Ihrem Unternehmen als Vertretung aus.
Tipp: Suchen Sie nach%+ Nachname +%(also z. B.%Müller%), um die Auswahlliste einzugrenzen. - Speichern Sie den Datensatz über den Speichern-Button in der Symbolleiste.
Ihre Vertretung ist nun eingerichtet. Wenn das Start-Datum heute ist oder bereits in der Vergangenheit liegt, ist die Vertretung aktiv. Dies wird mit einem grünen Hinweistext „Derzeit werden die Genehmigungen delegiert“ signalisiert:
Bestehende Genehmigungen übergeben
Die Funktion zur Vertretung delegiert alle zukünftig erzeugten Genehmigungen an die benannte Person; bereits existierende Genehmigungen werden nicht automatisch weitergeleitet. Wenn dies gewünscht ist – beispielsweise wenn am letzten Tag im Büro noch einige Genehmigungen unbearbeitet geblieben sind –, so können Sie mit der Schaltfläche Alle offenen Genehmigungen delegieren alle bereits offenen Vorgänge an die Vertretung delegieren.
Wichtig: Diese Funktion funktioniert nur, wenn eine Vertretungsregelung aktiv ist (grüner Hinweistext). Hintergrund zu dieser Einschränkung ist, dass sonst noch nachträglich Genehmigungen für die abwesende Person zugeordnet werden können, die nicht mehr dort landen sollen.
Welche Genehmigungen an Ihre Vertretung übergeben werden, können Sie im Register Offene Genehmigungen (unterhalb des Formulars) einsehen. Eventuell müssen Sie die Größe des Registerbereichs mit dem Schieberegler anpassen.
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