Genehmigung erteilen oder ablehnen

Auf dieser Seite wird zuerst die Bearbeitung von ausstehenden Genehmigungen im Portal und weiter unten die Erteilung von Genehmigungen per E-Mail beschrieben.

Genehmigung im Portal bearbeiten

1. Genehmigung öffnen

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, eine Genehmigung im Serviceportal anzusehen und zu bearbeiten. Beachten Sie, dass eine Anmeldung im Portal erforderlich ist.

1. Die direkteste Methode ist, die Genehmigung über den Link in der zugehörigen E-Mail aufzurufen. Über den Link wird auch bereits der Bearbeitungsmodus für Sie aktiviert.
2. Alternativ können Sie auf der Startseite des Serviceportals unter Meine offenen Genehmigungen die richtige Genehmigung auswählen.
3. Die offenen Genehmigungen sind auch in der Navigationsleiste unter dem Punkt Meine Tickets und dann Offene Genehmigungen zu finden.

In allen Fällen landen Sie im Endeffekt auf dem folgenden Formular.

2. Genehmigung erteilen/ablehnen

Um die Genehmigung zu bearbeiten, aktivieren Sie zuerst den Bearbeitungsmodus. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass eine Sperre vorliegt, versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.

Wenn Sie die Genehmigung ablehnen wollen, ist es erforderlich, einen Kommentar abzugeben. Beim Erteilen einer Genehmigung ist das Hinterlassen eines Kommentars optional. Zusätzlich können Sie hier auch eine interne Referenz aus Ihrem Unternehmen über den Genehmigungsvorgang angeben.

Beim Betrachten der Genehmigung können Sie weitere Informationen zum zugehörigen Ticket im Detail- und Informationsbereich sowie in den Registern unterhalb der Genehmigung einsehen.

Sie können auch im Register Meldung mit dem schwarzen Gehe-zu-Pfeil das zugehörige Ticket aufrufen oder die Größe des Registerbereichs anpassen, um das Ticket dort besser einsehen zu können.

Anschließend klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Beachten Sie, dass die relevanten Personen über die Bearbeitung der Genehmigung informiert werden.

Genehmigung per E-Mail erteilen

Bitte beachten Sie, dass die Funktion Genehmigung per E-Mail erteilen, nur zum Erteilen von Genehmigungen verfügbar ist. Das Ablehnen von Genehmigungen muss im Serviceportal erfolgen.

1. E-Mail mit der Genehmigung öffnen

Sie haben eine E-Mail erhalten, dass Sie eine neue Genehmigung erteilen sollen. In der E-Mail sind zwei Links enthalten, die es erlauben, die Genehmigung durch eine E-Mail zu erteilen (grünes Feld) und die Genehmigung im Serviceportal aufzurufen (orangenes Feld). 

Falls Sie die Genehmigung oder das zugehörige Ticket näher betrachten, kommentieren oder ablehnen möchten, klicken Sie bitte auf den orangenen Button im E-Mail-Text, der Sie zur Genehmigung im Serviceportal führt.

2. Per E-Mail genehmigen

Wenn Sie auf das grüne Feld klicken, öffnet sich automatisch eine neue E-Mail. Bitte senden Sie diese unverändert ab, um die Genehmigung zu erteilen. Beachten Sie, dass Änderungen an der E-Mail dazu führen können, dass die Genehmigung nicht erfolgreich erteilt wird.

Der E-Mail-Text wird nicht ausgewertet oder dokumentiert. Wenn Sie einen Kommentar zur Genehmigung abgeben möchten, müssen Sie die Genehmigung im Serviceportal aufrufen.

Sobald die E-Mail vom System verarbeitet wurde, werden die relevanten Personen bei items über die erteilte Genehmigung informiert.